シンポジウムを成功させるためには相当に大きな施設が必要です。学会ならば関係筋の大学にスペースを借りることができますが、民間団体はコンベンションセンターやカンファレンスセンターを利用することになります。

コンベンションセンターやカンファレンスセンターの利用は、経験と実績が豊富な民間のレンタルスペース業者を通じておこなうと良いでしょう。業者のゆたかな経験と実績から、コンベンションセンターを活用する数々のメリットが生じてくるからです。大型コンベンションセンターを手がけるレンタルスペース業者を活用するメリットについて説明します。

大型コンベンションセンターは誘導が容易

シンポジウム会場

大型コンベンションセンターは東京丸の内・大手町など交通の便がよいターミナル駅のすぐちかくに展開しているため、たくさんの人を集めるためには有利です。

さらに、コンベンションセンターは大きいため、否が応でも目立ちます。すこし離れた駅で降りた人でも、迷うことなく到着できるでしょう。

したがって、会場外に誘導の人員を置く必要はほとんどなく、エントランス付近に受付へのアクセスをうながす人員を数人置くだけで十分です。この点でのコストは低く抑えられます。

手際よくスムーズな受付も可能に

シンポジウムはふつう、参加をお願いしたパネリストはもちろん、観客も予約などを通じて登録されています。プレス関係者も、記者クラブなどを通じてシンポジウムのことを知り、取材の意志を事前に伝え、登録しているはずです。

そういった一連の出席者が会場に到着したときに、これを迎え受け付ける「レセプション・受付」が必要になります。

この「受付」ですが、実はかなりたいへんな仕事です。到着した来客にあいさつして、種別を確認します。観客ならば資料を渡して観覧席に案内し、プレス関係者なら腕章を渡し、プレスルームに案内します。パネリストは裏手の楽屋口から入ることが多いでしょうが、正面から入ってくるのに気づいたら、ていねいにあいさつしてパネリスト控室に案内し、パネリスト接受担当のスタッフに引き継がなければなりません。

有料のシンポジウムはチケット制で、入り口で半券をもぎればそれで大丈夫というケースが多いでしょう。しかし、仮にその場で参加費を徴収する形だと、これまたたいへんです。お釣りを出したり領収書を発行したりといった対応までしなければなりません。こういった作業は言葉で言う以上にほんとうにたいへんで、慣れた人でないと時間がかかります。受付が不手際だと、気がつけば観客が受付で長蛇の列……ということにもなりかねません。

そのように、受付にかなりの手間がかかることが想定される場合は、レンタルスペース業者にオプションサービスで受付の代行を依頼するという手があります。業者のスタッフには、上記のような煩雑な受付作業を毎日のようにおこなっている「受付のエキスパート」がいます。大人数のシンポジウムでも、手際の良いスムーズな受付が実現できるでしょう。検討する価値があります。

さまざまなホスピタリティも提供可能

上記の「受付」もホスピタリティの一環といえますが、それ以外にもレンタルスペース業者が提供可能なホスピタリティがあります。

たとえば、クローク・サービスです。シンポジウム中は不要でじゃまになる荷物を預かるサービスです。冬場であればコートを預かるなどすると、観客に喜ばれることでしょう。

また、シンポジウムでは観客が集中して聴講していますから、60~90分ごとに休憩時間をとるものです。その10分程度の休憩時間に、ロビーエリアでお茶やコーヒー、ミネラルウォーターなどを摂って気分をリフレッシュできるようにすると、やはり観客に喜んでもらえるでしょう。自動販売機コーナーがあったり、ドリンクバーを設置していたりするコンベンションセンターがあります。

昼食会やレセプションで本格的な食事も提供可能

レセプション会場

コンベンションセンターでは、ちょっとした休憩時間の軽食にとどまらず、ランチタイムに昼食会も提供できます。提携しているケータリング業者を通じて仕出し弁当を届けてもらうケースもあれば、中華や洋食のビュッフェ形式のケースもあります。

コンベンションセンターはターミナル駅のちかくにありますから、周辺に飲食店は豊富にあります。参加者各位、個別に外で食事を済ませていただく運営ももちろんできるわけですが、そうしますと午後のセッション開始に遅刻される方もいらっしゃるかもしれません。それはそれで「自己責任」というところはありますが、そういう事態が最初から起こりえないようにランチもセットしてしまうという方策も、参加者に対する親切と言えるでしょう。

また、ケータリングサービスを利用すれば、シンポジウム終了後に「レセプション」という形で飲食の宴に移行することも当然可能です。こちらも、中華や洋食のビュッフェ形式や立食パーティー形式になることが多いようです。パネリストはVIPであったり、著名な学者であったりすることもありますから、それにふさわしい高級な料理を提供することもできます。

国際的なシンポジウムでは、レセプションの席にアーティストを招いてミニコンサートをもよおすことも珍しくありません。アメリカでの話ですが、2004年、クリントン元大統領が参加した国際コンベンションのレセプションで、当時80歳だったブロッサム・ディアリーが数曲披露し、「伝説のジャズシンガーの復活」として話題になりました。

ICTも活用できる

いまどきPCやスマートフォンといったICT機器がないとビジネスの話は進みません。さらに、そういったICT機器は「コミュニケーションツール」としての性格が中心的な柱なので、インターネットやイントラネットをはじめとしたネットワークにつなげられないと、あまり役に立ちません。

コンベンションセンターではEthernetケーブル・コネクター(有線)やWi-Fi(無線)によるネット接続が可能です。

一棟のコンベンションセンターの中だけではなく、たとえば東京と大阪の会議室を双方向映像配信でつなげば、遠隔多元シンポジウムもおこなえます。もちろん、同じようなことは日本と海外の間でもできます。海外との通信だと、現状ではタイムラグが生じることがありますが、間もなく整備される次世代の通信規格の下であれば、その問題も解決する見通しです。そうなれば、海外とでも差し向かいで話しているのと同じ感覚で対話ができるでしょう。

大型コンベンションセンターでシンポジウムを成功させる

ステージ上の男性が石のようなものを持ってプレゼン

高度な知識と知性がぶつかり合うシンポジウムは、開かれた場でおこなわれるものですから、規模の大小を問わず何としても成功させたいものです。

経験豊富なレンタルスペース業者は、幾多のシンポジウムを成功させてきた実績を持っています。そのため、会場運営、機器コントロール、安全管理、受付・進行対応など、シンポジウムのあらゆるポイントに関してノウハウを蓄積しています。

それを活かして、シンポジウムの細部にまでいたる企画デザインを提案可能です。そしてシンポジウムに関わるあらゆるタスクに精通していますので、会場設営や運営の全般をトータルパッケージとして提案できます。タスクごとに別々の業者に依頼せず、まとめることができるため、多大なコストがかかりがちなシンポジウムも、最小限のコストに抑えて開催することが可能です。